E-Rechnung – Jetzt informieren
Veröffentlicht am: 17. Februar 2025Kategorien: Allgemein, ERP Grundlagen
E-Rechnung Pflicht - Alle infos

Was Sie jetzt wissen müssen

E-Rechnung – Digital, effizient und rechtssicher

Seit 2025 ist die E-Rechnung in Deutschland für alle Unternehmen verpflichtend. Dieser Schritt markiert einen wichtigen Meilenstein in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Erfahren Sie hier, was eine E-Rechnung ist, welche Vorteile sie bietet und wie unser ERP-System Sie optimal unterstützt.

E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung im standardisierten, maschinenlesbaren Format.

Pflicht seit 2025

Seit 2025 ist die E-Rechnung in Deutschland die Standard-Rechnung.

Standardformate

ZUGFeRD und XRechnung sind die gängigsten Formate in Deutschland.

Vorteile

E-Rechnungen sparen Zeit, Kosten und sind umweltfreundlich.

So handeln Sie gesetzeskonform

Rechtliche Grundlagen & technische Aspekte

Seit 2025 ist die E-Rechnung in Deutschland Standard. Um den Anforderungen gerecht zu werden, müssen bestimmte rechtliche und technische Voraussetzungen erfüllt sein. Hier sind die wichtigsten Fakten, die Sie kennen sollten, um problemlos auf die E-Rechnung umzustellen.

Gesetzliche Pflicht

Seit 2025 müssen alle Unternehmen bei B2B-Geschäften E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für den Versand von E-Rechnungen gelten noch Übergangsfristen bis Ende 2026.

Formate & Pflichtangaben

Die gängigen Formate sind ZUGFeRD und XRechnung. Jede E-Rechnung muss gesetzlich vorgeschriebene Angaben wie Steuernummer, Rechnungsdatum und Leistungsbeschreibung enthalten.

Archivierung & Sicherheit

E-Rechnungen müssen sicher digital archiviert und für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Der Versand und Empfang muss datenschutzkonform erfolgen.

Format XRechnung und ZUGFeRD

Vorteile und Funktionen der E-Rechnung

E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format bieten Unternehmen nicht nur eine digitale Abwicklung, sondern auch eine effiziente, rechtskonforme und nachhaltige Lösung für den gesamten Rechnungsprozess. Hier die wichtigsten Vorteile und Funktionen im Überblick.

Standardisierung und Kompatibilität

XRechnung und ZUGFeRD bieten standardisierte Formate, die für eine reibungslose Verarbeitung und Kompatibilität mit öffentlichen Institutionen und Geschäftspartnern sorgen.

Automatisierte Verarbeitung

Durch die Standardisierung lassen sich Rechnungen direkt in Buchhaltungs- und ERP-Systeme integrieren und vollautomatisch verarbeiten.

Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Mit XRechnung und ZUGFeRD entsprechen Ihre E-Rechnungen den EU-rechtlichen Anforderungen und deutschen Vorgaben zur Pflicht-E-Rechnung.

Verbesserte Nachverfolgbarkeit

Durch die strukturierte Datenbasis lassen sich Rechnungen und deren Status schnell und lückenlos nachvollziehen.

Hohe Datensicherheit

Die standardisierten Formate ermöglichen eine sichere Übertragung und Verarbeitung, die den hohen Anforderungen an den Datenschutz entspricht.

Flexibilität mit hybriden Formaten

ZUGFeRD bietet die Möglichkeit, PDF-Dateien mit eingebetteten XML-Daten zu kombinieren, sodass Rechnungen sowohl maschinen- als auch menschenlesbar sind.

Alles Automatisiert

Mit unserer Software orderbase pocket

Unsere Unternehmenssoftware orderbase pocket unterstützt Sie bei der Erstellung von E-Rechnungen. Jede Rechnung wird auf Knopfdruck auch als XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung erzeugt.

Automatische Erstellung

E-Rechnungen können direkt im richtigen Format (ZUGFeRD oder X-Rechnung) generiert werden.

Nahtloser Versand

Rechnungen werden sicher per Knopfdruck versendet.

Datensicherheit

Unser System gewährleistet den Schutz Ihrer Rechnungsdaten durch höchste Sicherheitsstandards.

ÜBERZEUGEN SIE SICH SELBST

Erleben Sie unser System live und entdecken Sie, wie es Ihre Prozesse optimieren kann. Vereinbaren Sie jetzt eine persönliche Demo!

Mehr erfahren

Alles was Sie über E-Rechnungen wissen müssen!

In der heutigen digitalen Welt wird die E-Rechnung zur Norm im Rechnungswesen. Ab 2025 sind Unternehmen in Deutschland gesetzlich verpflichtet, bei Geschäften mit anderen Unternehmen elektronische Rechnungen zu nutzen. Dieses FAQ soll Ihnen einen umfassenden Überblick über die wichtigsten Aspekte der E-Rechnung geben. Wir beantworten häufige Fragen zu Vorteilen, rechtlichen Vorgaben und den allgemeinen Prozessen, um Ihnen den Einstieg in die digitale Rechnungsstellung zu erleichtern. Egal, ob Sie bereits mit E-Rechnungen vertraut sind oder sich neu mit dem Thema auseinandersetzen – hier finden Sie alle wichtigen Informationen.

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem standardisierten Format erstellt und übermittelt wird. Sie ersetzt die traditionelle Papierrechnung und ermöglicht eine schnellere und effizientere Abwicklung von Rechnungsprozessen. E-Rechnungen sind maschinenlesbar und können automatisch in Buchhaltungssysteme integriert werden, was den manuellen Aufwand erheblich reduziert.

Häufige Fehler sind das Fehlen notwendiger Pflichtangaben, falsche Formatierung und nicht-konforme elektronische Übertragung. Diese Fehler können zu Ablehnungen der Rechnung und Verzögerungen in der Zahlung führen.

Ja, E-Rechnungen können auch international verwendet werden, vorausgesetzt, der Empfänger unterstützt die entsprechenden Formate. Allerdings variieren die gesetzlichen Anforderungen und Standards in anderen Ländern, sodass es wichtig ist, sich über lokale Vorschriften zu informieren.

E-Rechnungen müssen gemäß den deutschen Handels- und Steuerrechtlichen Vorschriften für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Während dieser Zeit müssen sie jederzeit abrufbar und unveränderbar sein.

E-Rechnungen müssen bestimmten rechtlichen Anforderungen entsprechen, darunter die Verwendung eines anerkannten Formats (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) und die Einhaltung der gesetzlichen Pflichtangaben wie Steuernummer, Rechnungsdatum und Leistungsbeschreibung. Zudem müssen sie revisionssicher archiviert werden.

Der Prozess umfasst die Erstellung der Rechnung im passenden Format, den Versand der Rechnung an den Empfänger und die Archivierung. E-Rechnungen werden meist elektronisch erstellt, versendet und im System gespeichert, was die Effizienz und Nachverfolgbarkeit verbessert.

E-Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile, darunter eine schnellere Bearbeitung, reduzierte Kosten für Druck und Versand, eine verbesserte Datensicherheit und die Möglichkeit, Rechnungen automatisch zu verarbeiten. Zudem tragen sie zur Nachhaltigkeit bei, da sie den Papierverbrauch erheblich reduzieren.

Ja, mit unserem ERP-System orderbase pocket können Sie E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung direkt versenden. Die Rechnungen können per E-Mail oder über andere elektronische Übertragungswege verschickt werden. Dies spart Zeit und stellt sicher, dass Ihre Rechnungen sicher und effizient zugestellt werden.

Unser ERP-System orderbase pocket automatisiert den Prozess der E-Rechnungserstellung, indem es alle erforderlichen Pflichtangaben direkt aus den bestehenden Geschäftsdaten übernimmt. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Die Software ermöglicht eine einfache Ausgabe in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung.

Die gängigsten Formate für E-Rechnungen in Deutschland sind ZUGFeRD und XRechnung. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert eine strukturierte XML-Datenstruktur mit einer PDF-Datei, sodass die Rechnung sowohl visuell als auch maschinenlesbar ist. XRechnung ist ein Standard, der speziell für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber entwickelt wurde und spezifische Anforderungen an die Datenstruktur stellt.

Die Einführung der E-Rechnung als gesetzliche Pflicht ab 2025 zielt darauf ab, die Digitalisierung im Rechnungswesen voranzutreiben, die Effizienz zu steigern und den Verwaltungsaufwand für Unternehmen und Behörden zu verringern. Durch die Standardisierung und Automatisierung von Rechnungsprozessen sollen sowohl Fehlerquellen minimiert als auch die Bearbeitungszeiten verkürzt werden, was letztendlich zu Kostensenkungen führen kann.

ZUGFeRD ist ein Format für elektronische Rechnungen, das sowohl eine XML-Datei als auch ein PDF-Dokument enthält. Es kann also von Menschen und Maschinen gelesen werden.

XRechnung ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen in Deutschland. Es basiert auf dem XML-Format und erfüllt die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931. Eine XRechnung kann nur von Maschinen, ohne spezielle Rechnungssoftware, nicht von Menschen gelesen werden.

Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für alle Unternehmen, die steuerpflichtige Leistungen gegenüber anderen Unternehmen erbringen (B2B), verpflichtend. Das bedeutet, dass der Empfang und die Verarbeitung sichergestellt sein muss. Für den Versand von Ausgangsrechnungen gelten noch Übergangsfristen bis Ende 2026. Dies betrifft sowohl kleine als auch große Unternehmen. Ausgenommen sind nur Rechnungen an Endverbraucher (B2C) und Fahrscheine und Rechnungen unter 250 Euro.

Ähnliche Beiträge